Costruire assistenti AI personalizzati

Nella guida intermedia hai visto che le istruzioni che funzionano si possono salvare, invece di riscriverle ogni volta. Qui facciamo il passo successivo: progettare un assistente vero e proprio, con un compito preciso, documenti di riferimento, un metodo di prova e qualcuno che se ne occupa nel tempo. È la differenza tra un appunto e una procedura aziendale.

Quando conviene costruirne uno

Non tutto merita un assistente dedicato. Prima di iniziare, controlla che il compito abbia queste caratteristiche:

• Si ripete almeno ogni settimana, sempre con la stessa struttura (preventivi, risposte a domande frequenti, schede prodotto, prime bozze di relazioni).
• Sai riconoscere un buon risultato: se non sapresti valutarlo tu, non saprai nemmeno accorgerti degli errori.
• Il danno di un errore è limitato e intercettabile prima che arrivi a un cliente.
• Le informazioni necessarie sono scritte da qualche parte, o puoi scriverle tu.

Esempi tipici: l'assistente che trasforma gli appunti di un sopralluogo in un preventivo nel formato dello studio, quello che risponde ai colleghi sulle procedure interne, quello che riscrive i testi tecnici nel tono del tuo sito.

Progetti, GPT personalizzati e Gem: dove si costruiscono

Gli assistenti più diffusi offrono due tipi di strumenti, con nomi che cambiano spesso:

• Spazi di lavoro, di solito chiamati progetti (in ChatGPT e in Claude): raccolgono istruzioni, file e conversazioni su un tema. Ideali per un lavoro in corso, come una pratica o un cliente.
• Assistenti riutilizzabili: i GPT personalizzati in ChatGPT, i Gem in Gemini. Hanno istruzioni e file fissi e si possono richiamare quando serve, o condividere.

Anche le suite per l'ufficio, come quelle di Microsoft e Google, permettono di creare assistenti collegati ai documenti aziendali. Le funzioni disponibili dipendono dal piano: verifica nella pagina dei piani del servizio e, se lavori con dati di clienti, usa la versione aziendale coperta dal contratto sul trattamento dei dati.

Scrivere le istruzioni di sistema

Le istruzioni di sistema sono il testo fisso che l'assistente legge prima di ogni richiesta. Scrivile come scriveresti il mansionario per un collaboratore appena arrivato: chiaro, ordinato, con esempi. Questo modello è un buon punto di partenza:

RUOLO
Sei l'assistente dello studio [nome], che si occupa di [attività] per [tipo di clienti].

COMPITO
Ricevi [cosa ti do: appunti, mail, dati]. Produci [cosa: bozza di preventivo, risposta, scheda].

REGOLE
- Usa solo le informazioni nei documenti allegati e nel mio messaggio.
- Se un'informazione manca, scrivi [DA VERIFICARE: ...] invece di inventarla.
- Non indicare mai prezzi, scadenze o riferimenti normativi che non trovi nei documenti.
- Tono: [cordiale e professionale], frasi brevi, niente gergo.
- Non inserire nomi o dati personali che non ti ho dato.

FORMATO
[Struttura precisa: titoli, sezioni, lunghezza massima, tabella se serve.]

ESEMPIO DI RISULTATO BUONO
[Incolla un esempio reale, anonimizzato.]

PRIMA DI RISPONDERE
Se la richiesta è ambigua, fammi al massimo tre domande.

La base di conoscenza: cosa caricare e cosa no

La base di conoscenza è l'insieme dei documenti che carichi nell'assistente perché li consulti. In molti strumenti l'assistente non rilegge tutto ogni volta: cerca i passaggi che sembrano pertinenti. Per questo contano ordine e chiarezza più della quantità.

Da caricare: procedure interne, modelli di documenti, listini e condizioni già pubblici, domande frequenti con risposte approvate, guida di stile, esempi di lavori ben fatti senza dati personali.

Da non caricare: contratti e pratiche di clienti, dati sanitari o giudiziari, buste paga e dati del personale, password e accessi, documenti in bozza che si contraddicono con quelli validi.

Se l'assistente è condiviso, ricorda che chi lo usa può spesso farsi restituire il contenuto dei file caricati, anche se non li vede direttamente. Considera tutto ciò che carichi come leggibile da chiunque abbia accesso all'assistente.

Testare con casi di prova

Un assistente non si giudica dalla prima risposta riuscita. Serve una piccola batteria di prova: un elenco di richieste realistiche, con la risposta che ti aspetti.

1. Prepara 10–15 casi: per metà richieste normali, per metà casi difficili (dati mancanti, richieste ambigue, domande fuori tema, una richiesta che dovrebbe rifiutare).
2. Per ogni caso scrivi cosa deve contenere una risposta buona e cosa non deve mai comparire.
3. Esegui tutti i casi e segna per ciascuno: corretto, da sistemare, sbagliato.
4. Correggi le istruzioni o i documenti dove ha sbagliato, non il singolo caso.
5. Ripeti tutta la batteria dopo ogni modifica: una correzione può rompere qualcosa che prima funzionava.

Salva la batteria in un documento: servirà anche quando il fornitore aggiornerà il modello e le risposte cambieranno senza che tu abbia toccato nulla.

Condivisione nel team e manutenzione

Un assistente usato da più persone diventa uno strumento di lavoro, e come tale ha bisogno di regole:

• Un responsabile che lo aggiorna e risponde delle sue istruzioni.
• Una scheda di poche righe: a cosa serve, a cosa non serve, quali dati non inserire, chi controlla i risultati.
• Condivisione solo con chi ne ha bisogno, dall'account aziendale e non da quelli personali.
• Una revisione periodica, per esempio ogni tre mesi: documenti aggiornati, batteria di prova ripetuta, segnalazioni dei colleghi raccolte.
• Un registro delle modifiche: data, cosa è cambiato, perché.

Quando qualcuno lascia il team, togli l'accesso anche agli assistenti condivisi e, se ne era il proprietario, trasferisci la proprietà prima di chiudere il suo account.

Agenti e automazioni: un primo sguardo prudente

Un agente è un assistente che non si limita a rispondere: esegue azioni, come cercare sul web, compilare un modulo, leggere la posta o mandare un messaggio, concatenando più passaggi da solo. È la direzione in cui si stanno muovendo tutti i principali servizi, e le funzioni cambiano di mese in mese.

Il potenziale è grande, ma lo sono anche i rischi: un errore non resta in una bozza, diventa un'azione. Inoltre un agente che legge contenuti esterni può essere ingannato da istruzioni nascoste in una pagina web o in una mail (si chiama prompt injection: testo scritto apposta per dare ordini all'AI).

• Parti da azioni reversibili e interne: preparare bozze, compilare un foglio, archiviare.
• Dai all'agente solo gli accessi strettamente necessari, mai quelli a banca o pagamenti.
• Tutto ciò che va verso l'esterno (mail, messaggi, pubblicazioni, ordini) richiede la tua approvazione.
• Controlla i registri delle attività nelle prime settimane.

I limiti da tenere presenti

Anche un assistente ben costruito resta un modello linguistico: può inventare, fraintendere una richiesta, ignorare un'istruzione quando il testo è lungo, cambiare comportamento quando il fornitore aggiorna il modello. Non ha memoria affidabile di ciò che non è scritto nelle istruzioni o nei documenti. E non si assume responsabilità: la firma sul preventivo o sulla relazione resta la tua. Trattalo come un collaboratore veloce e instancabile, ma alle prime armi, il cui lavoro si rilegge sempre.